Pracownik dydaktyczny chcący wyjechać w ramach stypendium CEEPUS powinien w pierwszej kolejności złożyć elektronicznie aplikację w systemie www.ceepus.info (dodatkowe instrukcje znajdują się w zakładce „linki”) z dobrze przygotowanym opisem planowanego wyjazdu lub realizacji mobilności zdalnej (MOTIVATION) do 15 czerwca (wyjazd w semestrze zimowym) lub do 31 października (wyjazd w semestrze letnim).
W przypadku kiedy liczba zaakceptowanych wniosków jest mniejsza niż ilość dostępnych stypendiów w sieciach tematycznych należących do konkretnego Wydziału, istnieje możliwość na wniosek Dziekana innego Wydziału o dopuszczenie do kwalifikacji nauczycieli akademickich z jego Wydziału za zgodą NCO PL (NAWA).
Koordynator Wydziałowy zatwierdza aplikacje przyznane Wydziałowi w ramach sieci tematycznych w systemie www.ceepus.info.
W ramach mobilności FREEMOVER, nauczyciele akademiccy składają bezpośrednio aplikacje w systemie www.ceepus.info, bez pośrednictwa Koordynatora Wydziałowego (aplikacja od razu trafia do NCO Poland). Należy jednakże pamiętać, że konieczne jest zaproszenie z uczelni zagranicznej (Letter of Acceptance), które musi być sporządzone na druku dostępnym w sekcji download oraz wprowadzone do systemu CEEPUS podczas składania aplikacji. Instytucja goszcząca może też dodatkowo poprosić o dwa listy polecające od wykładowców z Politechniki Koszalińskiej (Letter of Recommendation). Dokumenty muszą być dostarczone do Wydziałowego Koordynatora do 30 listopada (stypendia Freemover przyznawane są wyłącznie w okresie semestru letniego).
Aplikacje FREEMOVER mogą być składane również do uczelni, z którymi Politechnika Koszalińska nie ma wspólnych sieci tematycznych
W przypadku akceptacji aplikacji sieciowych lub FREEMOVER przez uczelnię zagraniczną oraz NCO kraju goszczącego wykładowca akademicki powinien dostarczyć do Koordynatora Wydziałowego komplet dokumentów, w którego skład wchodzą: zaakceptowana aplikacja wydrukowana z systemu CEEPUS, preliminarz wydatków, podanie z prośbą o wyjazd do Prorektora ds. Kształcenia. Wszystkie w/w dokumenty muszą być dostarczone do Wydziałowego Koordynatora do 15 czerwca (wyjazd w semestrze zimowym) lub 31 października (wyjazd w semestrze letnim) jako komplet dokumentów. Następnie Koordynator Wydziałowy przekazuje podpisane dokumenty do Biura Mobilności Międzynarodowej. W przypadku zgodności kompletu dokumentów pracownik Biura Mobilności Międzynarodowej wystawia delegację (wyjazdy nie przekraczające 14 dni) lub skierowanie (wyjazdy dłuższe niż 14 dni) w systemie WIRKA, która w kolejnych krokach musi być zaakceptowana przez Koordynatora Uczelnianego oraz Prorektora ds. Kształcenia. Ostateczny termin na dostarczenie kompletu dokumentów wynosi nie później niż 5 dni roboczych od zaakceptowania aplikacji w systemie, w przeciwnym wypadku aplikacje nie będą rozpatrywane.
Domyślnie środkiem transportu jest autobus/kolej (II klasa) oraz miejsce sypialne (dotyczy wykładowców akademickich). Istnieje możliwość skorzystania z innego środka transportu (samochód, samolot), jednak wówczas należy dołączyć podanie do Koordynatora Wydziałowego z wyjaśnieniem konieczności użycia innego środka transportu wraz z odpowiednią wyceną trasy. Następnie Koordynator Wydziałowy przekazuje podanie (wraz z innymi dokumentami) do Biura Mobilności Międzynarodowej i na jego podstawie przygotowywane jest pismo do NCO Poland celem uzyskania decyzji z kwotą na przejazd, która nie może być przekroczona.
UWAGA: W przypadku wyjazdów trwających powyżej 2 tygodni (14 dni), licząc wraz z dniami podróży przeznaczonymi na dojazd/powrót, wyjazdy zagraniczne są realizowane w trybie skierowania w celu odbycia stażu dydaktycznego. W takiej sytuacji, do dokumentów wyjazdowych należy również dołączyć wniosek o udzielenie urlopu stażowego wraz z planem stażu (zaakceptowany przez dziekana wydziału).
Po przyjeździe/zrealizowaniu mobilności zdalnej nauczyciel akademicki powinien przedstawić następujący pakiet dokumentów zatwierdzony przez Koordynatora Wydziałowego oraz Dziekana/Prodziekana Wydziału w ciągu 5 dni roboczych:
Po rozliczeniu wyjazdu koszty przejazdu do wysokości przejazdu autobusem/koleją (II klasa) oraz miejsce do leżenia (dotyczy studentów I, II, i III stopnia) lub miejsce sypialne (dotyczy wykładowców akademickich) lub innym środkiem transportu na podstawie zgody NCO Poland zostają zrefundowane. Zaznacza się, że jedynie pracownicy Politechniki Koszalińskiej mogą pobierać zaliczkę na wyjazd w ramach wyjazdu CEEPUS.
Zastrzega się, że zasady programu CEEPUS opublikowane na stronach www.ceepus.info lub nawa.gov.pl są nadrzędną wykładnią prawną.
