Student lub doktorant chcący wyjechać na stypendium CEEPUS powinien złożyć elektronicznie aplikację w systemie www.ceepus.info z dobrze przygotowanym opisem planowanego wyjazdu (MOTIVATION) do 15 czerwca (wyjazd w semestrze zimowym) lub do 31 października (wyjazd w semestrze letnim) i wydrukować z systemu wersję PDF tego dokumentu. Dodatkowo należy dostarczyć zaświadczenie z dziekanatu o średniej z ocen z ostatniego semestru. Wszystkie w/w dokumenty muszą być dostarczone do Wydziałowego Koordynatora do 16 czerwca (wyjazd w semestrze zimowym) lub 31 października (wyjazd w semestrze letnim) komplet dokumentów.
W przypadku, gdy dwie lub kilka osób ma tę samą ilość punktów ze średniej ocen wówczas o pierwszeństwie wyjazdu będzie decydowało MOTIVATION. Ostateczna decyzja należy do Wydziałowej Komisja ds. Współpracy Międzynarodowej na podstawie głosowania jawnego.
Koordynator Wydziałowy zatwierdza aplikacje przyznane Wydziałowi w ramach sieci tematycznych w systemie www.ceepus.info.
W ramach mobilności FREEMOVER, studenci lub doktoranci składają bezpośrednio aplikacje w systemie www.ceepus.info, bez pośrednictwa Koordynatora Wydziałowego (aplikacja od razu trafia do NCO Poland). Ich aplikacje nie podlegają ocenie przez Wydziałową Komisję Międzynarodową. Należy jednakże pamiętać, że konieczne są dwa listy polecające od wykładowców z Politechniki Koszalińskiej oraz zaproszenie z uczelni zagranicznej. Wszystkie dokumenty muszą być sporządzone na drukach dostępnych na stronie www.ceepus.info oraz wprowadzone do systemu CEEPUS podczas składania aplikacji.
APLIKACJE FREEMOVER MOGĄ BYĆ SKŁADANE RÓWNIEŻ DO UCZELNI, Z KTÓRYMI POLITECHNIKA KOSZALIŃSKA NIE MA WSPÓLNYCH SIECI TEMATYCZNYCH
Na podstawie decyzji Wydziałowej ds. Współpracy Międzynarodowa Koordynator Wydziałowy zatwierdza aplikacje przyznane Wydziałowi w ramach sieci tematycznych w systemie www.ceepus.info.
W przypadku akceptacji aplikacji sieciowych lub FREEMOVER przez uczelnię zagraniczną oraz NCO kraju goszczącego student/doktorant powinien dostarczyć do Koordynatora Wydziałowego komplet dokumentów, w którego skład wchodzą: aplikacja wydrukowana z systemu CEEPUS, preliminarz wydatków, podanie z prośbą o wyjazd do Prorektora ds. Nauki oraz szczegółowy opis planowanego pobytu w języku angielskim. Domyślnie środkiem transportu jest kolej (II klasa) oraz miejsce do leżenia. Istnieje możliwość skorzystania z innego środka transportu (samochód, autobus, samolot), jednak wówczas należy dołączyć podanie do Koordynatora Wydziałowego z wyjaśnieniem konieczności użycia innego środka transportu. Na podstawie tego dokumentu Koordynator Wydziałowy lub pracownik Biura Międzynarodowego przygotowuje pismo do NCO Poland celem uzyskania decyzji z kwotą na przejazd, która nie może być przekroczona. W przypadku zgromadzenia kompletu dokumentów Koordynator Wydziałowy wystawia delegację w systemie WIRKA, która w kolejnych krokach musi być zaakceptowana przez Koordynatora Uczelnianego oraz Biuro Mobilności Międzynarodowej.
Pracownik dydaktyczny chcący wyjechać na stypendium CEEPUS powinien złożyć elektronicznie aplikację w systemie www.ceepus.info z dobrze przygotowanym opisem planowanego wyjazdu (MOTIVATION) do 15 czerwca (wyjazd w semestrze zimowym) lub do 31 października (wyjazd w semestrze letnim) i wydrukować z systemu wersję PDF tego dokumentu.
Dodatkowo należy dostarczyć listę 3 publikacji naukowych z ostatnich 3 lat dotyczących tematyki planowanych zajęć dydaktycznych na zagranicznej uczelni. Wymagane jest również, żeby tematyka dydaktyki wpisywała się w tematykę sieci CEEPUS’a, w ramach której nauczyciel akademicki aplikuje na wyjazd.
W przypadku kiedy liczba zaakceptowanych wniosków jest mniejsza niż ilości dostępnych stypendiów w sieciach tematycznych należących do konkretnego Wydziału, o czym świadczy Letter of Intent podpisany przez Dziekana tego Wydziału, istnieje możliwość na wniosek Dziekana innego Wydziału dopuszczenie do kwalifikacji nauczycieli akademickich z jego Wydziału. Jednakże należy zaznaczyć, że o możliwości przyznania miejsc dla kandydatów z innych Wydziałów decyduje ostatecznie Wydziałowa Komisja ds. Współpracy Międzynarodowa na podstawie głosowania jawnego.
Na podstawie decyzji Wydziałowej Komisji Międzynarodowej Koordynator Wydziałowy zatwierdza aplikacje przyznane Wydziałowi w ramach sieci tematycznych w systemie www.ceepus.info.
W ramach mobilności FREEMOVER, nauczyciele akademiccy składają bezpośrednio aplikacje w systemie www.ceepus.info, bez pośrednictwa Koordynatora Wydziałowego (aplikacja od razu trafia do NCO Poland). Ich aplikacje nie podlegają ocenie przez Komisję Wydziałową Międzynarodową. Należy jednakże pamiętać, że konieczne jest zaproszenie z uczelni zagranicznej, które musi być sporządzone na druku dostępnym na stronie www.ceepus.info oraz wprowadzone do systemu CEEPUS podczas składania aplikacji.
W przypadku akceptacji aplikacji sieciowych lub FREEMOVER przez uczelnię zagraniczną oraz NCO kraju goszczącego wykładowca akademicki powinien dostarczyć do Koordynatora Wydziałowego komplet dokumentów, w którego skład wchodzą: aplikacja wydrukowana z systemu CEEPUS, preliminarz wydatków, podanie z prośbą o wyjazd do Prorektora ds. Nauki oraz szczegółowy opis planowanego pobytu w języku angielskim. Domyślnie środkiem transportu jest kolej (II klasa) oraz miejsce sypialne (dotyczy wykładowców akademickich). Zgody na zmianę środka transportu udziela się przed realizacją stypendium na podstawie pisemnego wniosku stypendysty z załączonymi oficjalnymi wycenami transportu na danej trasie. Wnioski składać można poprzez e-mail, fax, pismo, zawierać muszą jednak oficjalne i aktualne wyceny. W przypadku zgromadzenia kompletu dokumentów Koordynator Wydziałowy wystawia delegację w systemie WIRKA, która w kolejnych krokach musi być zaakceptowana przez Koordynatora Uczelnianego oraz Prorektora ds. Nauki. Na podstawie kompletu dokumentów zostaje wystawiony wniosek delegacyjny jako skierowanie.
W przypadku, gdy dwie lub kilka osób ma tę samą ilość punktów, wówczas o pierwszeństwie wyjazdu będzie decydowało MOTIVATION.
W przypadku organizacji Grupowego Wyjazdu Dydaktycznego (CEEPUS Excursion) oraz Szkoły Letniej (Summer School) kierownik wyjazdu powinien przygotować kompletne dokumenty odnośnie wszystkich uczestników i przedstawić dla Wydziałowej Komisji Międzynarodowej do 15 czerwca (wyjazd w semestrze zimowym) lub do 31 października (wyjazd w semestrze letnim). W przypadkach szczególnych może być powołana Komisja na prośbę potencjalnego Kierownika Wyjazdu. Po zatwierdzeniu pełnej dokumentacji przez Wydziałową Komisję Międzynarodową, Koordynator Wydziałowy wystawia delegacje i po zatwierdzeniu dokumentacji przez Dziekanów ds. Kształcenia oraz ds. Nauki, wszystkie dokumenty poprzez Biuro Mobilności Międzynarodowej są kierowane do Prorektora ds. Nauki.
Po przyjeździe student/pracownik powinien przedstawić następujący pakiet dokumentów zatwierdzony przez Koordynatora Wydziałowego oraz Dziekana/Prodziekana Wydziału w ciągu 5 dni roboczych:
Po rozliczeniu wyjazdu koszty przejazdu do wysokości przejazdu koleją (II klasa) oraz miejsce do leżenia (dotyczy studentów I, II, i III stopnia) lub miejsce sypialne (dotyczy wykładowców akademickich) lub innym środkiem transportu na podstawie zgody NCO Poland zostają zrefundowane. Zaznacza się, że jedynie pracownicy Politechniki Koszalińskiej mogą pobierać zaliczkę na wyjazd w ramach wyjazdu CEEPUS.
Zastrzega się, że zasady programu CEEPUS opublikowane na stronach www.ceepus.info lub nawa.gov.pl są nadrzędną wykładnią prawną.
