W przypadku organizacji Grupowego Wyjazdu Dydaktycznego (CEEPUS Excursion) oraz Szkoły Letniej (Summer School) kierownik wyjazdu powinien przygotować kompletne dokumenty odnośnie wszystkich uczestników, w tym: podanie kierowane do Prorektora ds. Kształcenia, listę uczestników wyjazdu, podanie oraz preliminarz wydatków, i przedstawić Koordynatorowi Wydziałowemu do 1 czerwca (wyjazd w semestrze zimowym) lub do 1 listopada (wyjazd w semestrze letnim). Następnie Koordynator Wydziałowy przekazuje podanie do Biura Mobilności Międzynarodowej. Po zatwierdzeniu pełnej dokumentacji przez Koordynatora Wydziałowego, pracownik Biura Mobilności Międzynarodowej wystawia delegacje i po zatwierdzeniu dokumentacji przez Dziekana/Prodziekana ds. Kształcenia, wszystkie dokumenty poprzez Biuro Mobilności Międzynarodowej są kierowane do Prorektora ds. Kształcenia.
Jednorazowe stypendium ryczałtowe na pokrycie kosztów transportu do i z miasta realizacji stażu oraz różnic w kosztach realizacji stażu w państwie docelowym wynosi 1000 zł dla krajów: Austria, Czechy, Mołdawia, Słowacja, Słowenia, Węgry oraz 1500 zł dla krajów: Albania, Bułgaria, Bośnia i Hercegowina, Chorwacja, Czarnogóra, Kosowo, Macedonia Północna, Rumunia, Serbia.
Po przyjeździe kierownik wyjazdu powinien przedstawić następujący pakiet dokumentów zatwierdzony przez Koordynatora Wydziałowego oraz Dziekana/Prodziekana Wydziału w ciągu 5 dni roboczych:
Po rozliczeniu wyjazdu koszty jednorazowego stypendium ryczałtowego na pokrycie kosztów transportu do i z miasta realizacji stażu oraz różnic w kosztach realizacji stażu w państwie docelowym zostają zrefundowane. Zaznacza się, że jedynie pracownicy Politechniki Koszalińskiej mogą pobierać zaliczkę na wyjazd w ramach wyjazdu CEEPUS.
Zastrzega się, że zasady programu CEEPUS opublikowane na stronach www.ceepus.info lub nawa.gov.pl są nadrzędną wykładnią prawną.
